IV LIBRO DE CASOS DE EXITO
Antecedentes
EFI Cretaprint lleva más de 15 años desarrollando soluciones de impresión cerámica gracias al dominio de la tecnología aplicada a las necesidades reales de producción. Su abanico de propuestas incluye impresoras de azulejos rotativas, consumibles, accesorios, impresoras inkjet y plotters para cerámica. Todas ellas tienen en común la versatilidad y accesibilidad para su uso en planta.
Recientemente ha sido adquirida por la empresa multinacional EFI, impulsando su presencia en el mercado internacional de impresión cerámica. Mediante un sostenido aumento de los beneficios durante el ejercicio 2011, EFI Cretaprint sigue creciendo en cuanto a volumen, empleados y estructura organizacional. Esto hace que la Dirección Técnica se plantee la renovación del Centro de Proceso de Datos así como pase a realizar fuertes inversiones tecnológicas para mejorar la colaboración interna y la productividad, automatizando la gestión de procesos y proveyendo de un sitio interno donde el empleado pueda estar permanente informado e incluso ser partícipe de la actualidad de la empresa.
Retos estratégicos
EFI Cretaprint disponía de repositorios documentales en carpetas de red accesibles desde cualquier equipo con capacidad de conexión a la red interna. Por otra parte, y debido a la juventud de la empresa, carecía de intranet y portales relacionados con la colaboración y la comunicación interna así como herramientas específicas de gestión de procesos empresariales.
La forma de trabajar mediante recursos de red y carpetas compartidas sin un sistema de gestión documental habilitado, hacía necesaria la implantación de un portal común de gestión documental donde todo el personal de la empresa pudiera manejar la información de forma ordenada frente al entorno de trabajo que se manejaba.
Además, este gestor documental debía proporcionar herramientas para la colaboración como la coautoría de datos y una perfecta integración con la suite ofimática Microsoft Office.
Sumado a ello, el departamento de marketing y comunicación requería de un sitio dónde disponer de un espacio de información relevante y unificada para el personal de la empresa así como hacer partícipe al empleado mediante sistemas de encuestas o foros.En cuanto al diseño de la Intranet, era vital adaptar SharePoint para alinearlo perfectamente con la identidad corporativa de EFI Cretaprint.
Por otra parte, la solución debía proporcionar herramientas y mecanismos para la automatización y gestión de los procesos internos que varios departamentos ofrecerían al personal de la organización y ser perfectamente escalable para en un futuro próximo cuando hubiera que implementar nuevos procesos de diferente naturaleza para seguir mejorando los tiempos de respuesta y el tiempo de vida de los mismos, maximizando así la eficiencia y la productividad del personal.
Por último, la solución debía proporcionar un sitio personal a cada usuario para centralizar las diferentes tareas y procesos que realizan en su día a día, así como proporcionar acceso a las aplicaciones alojadas en su equipo local para poder ejecutarlas directamente desde el portal e incluso capacidad para leer su correo electrónico desde la propia intranet, haciendo así del portal intranet un escritorio de trabajo global para el personal.
Solución planteada
Se decide apostar por la plataforma SharePoint 2010 para la implementación de la intranet con la colaboración de Encamina como consultora tecnológica especialista en dicha plataforma.
Además de dicha tecnología, se propone contar con una plataforma de gestión de procesos empresariales para la implementación de los procesos requeridos durante la fase de análisis y que fuera totalmente integrable con la plataforma SharePoint 2010, de forma que estos procesos se pudieran lanzar desde un sitio y ser gestionados a lo largo de todo su tiempo de vida e íntegramente tanto desde el correo electrónico como desde la plataforma SharePoint. Por ello, se decide apostar por la plataforma BPM NINTEX Workflow 2010 que nos da la potencia y cubre todas las necesidades requeridas por EFI Cretaprint así como una total integración con SharePoint.
Gracias al exhaustivo análisis de la arquitectura de la información se consigue estructurar claramente la arquitectura de sitios y documental de la Intranet, beneficiándose así el usuario de una estructura documental clara y ordenada y con todos los beneficios que ofrece SharePoint como plataforma de gestión documental como la perfecta integración con la suite ofimática Microsoft Office.
Aplicación por la empresa
La solución basada en SharePoint 2010 hacía posible una personalización del interfaz de usuario para adaptarlo a la imagen corporativa de EFI Cretaprint, proporcionando así un look-and-feel ajustado totalmente a las necesidades de EFI Cretaprint y una Página de Inicio muy rica en contenidos, funcionalidad y diseño, tal y como se demandaba desde el departamento de marketing.
Además, la solución cuenta con un sitio personal desde donde el empleado puede interactuar de forma ágil e intuitiva con todos aquellos procesos y funcionalidades de la plataforma que más utiliza en su día a día. Desde dicho sitio, cada empleado puede gestionar sus diferentes solicitudes de vacaciones y ausencias, peticiones de compras o incidencias abiertas, consultar su correo electrónico o acceder aaplicaciones alojadas tanto en la web como en su escritorio local gracias al webpart “Lanzadera de Aplicaciones” de Encamina.
Resultado de éxito
Con la plataforma desplegada sobre SharePoint 2010 y con el apoyo de la herramienta NINTEX, EFI Cretaprint dispone de una Intranet donde gestionar de forma ordenada y eficiente toda su documentación e información, aprovechando al máximo las capacidades de gestión documental y colaboración que ofrece la plataforma. Y, por otra parte, ahora disfruta de un sitio personalizado donde los usuarios se benefician de la centralización en la gestión de sus procesos. Además, esta potente herramienta está adaptada a la identidad corporativa y cubre las necesidades del departamento de marketing y comunicación para hacer llegar de una forma clara y concisa, la información y las noticias corporativas del día a día de la empresa. Con todo ello, la intranet se beneficia de una plataforma totalmente extensible, escalable y adaptable a las nuevas necesidades que puedan ir surgiendo a lo largo de su ciclo de vida.
