INSIGNIA
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III LIBRO CASOS DE EXITO

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Antecedentes:


Antonio Gil de los Ríos es quién creó y originó en 1974 lo que hoy en día es la empresa INSIGNA.
La empresa dedica su actividad a la comercialización y distribución de todo tipo de uniformes profesionales y sus complementos, principalmente uniformidad de Policía Local.


Actualmente INSIGNA se ha convertido en referente en el sector de la uniformidad profesional cubriendo con su red comercial todo el territorio nacional. Esta posición se ha alcanzado gracias a una amplia experiencia en el sector y a una sólida estrategia de empresa basada en la tecnología, innovación, diseño y durabilidad de todos los productos comercializados.


INSIGNA, S.L. realizó la implantación de un ERP que le permitió la integración de la totalidad de operaciones de la compañía, especialmente las que tienen que ver con gestión comercial, logística, inventario, envíos, tesorería y contabilidad. De esta manera, en lugar de estar las distintas aplicaciones trabajando de manera independiente, trabajan de una forma integrada que permite la interconexión entre todas las áreas de operación.


La integración de todos estos datos en una base de datos centralizada permitió la optimización de los procesos y la obtención de la información de manera más rápida y precisa, además de facilitar el trabajo a todos los usuarios permitiendo compartir la información y acceder a ella de forma permanente.


Sin embargo, el ERP implantado no disponía de una herramienta que permita realizar el reporting de indicadores e informes, no teniendo acceso a los datos clave de gestión, y por tanto, debilitando el proceso de toma de decisiones. No existía un repositorio central de información única, o almacén de datos (DataWareHouse, en adelante DWH) que permita realizar un análisis ágil de la información.


Este mecanismo no automatizado comportaba gran dedicación en tiempo y un gran esfuerzo por parte del personal en la manipulación de ficheros que incluían la información necesaria para Dirección referente a Ventas, Compras, Stock, Logística, Tesorería, Contabilidad, Incidencias, etc.
El hecho de no disponer de un repositorio único de información orientado al análisis, y la posible existencia de distintos criterios para la obtención de la información consolidada proveniente del origen de datos generaba:


 Tareas manuales y repetitivas de recursos muy valiosos, con el riesgo de saturación del personal que ello conlleva y los posibles errores “humanos”.


 Demasiado tiempo dedicado a la generación del dato, restando recursos al análisis de los mismos y a la generación de información muy valiosa para la toma de decisiones.


 Reporting dependiente de las personas (bajas, vacaciones, enfermedades, etc.).


 Riesgo de pérdida de información, problemas de confidencialidad, error en el destinatario, etc.


Por todo ello, INSIGNA confió en Estrategia y Dirección para el diseño e implantación de una herramienta de Business Intelligence que soportara el actual conjunto de indicadores clave e informes de gestión, y que fuera escalable para soportar futuras necesidades de información global.


Retos estratégicos a los que se enfrentaba:


El objetivo esperado y principal resultado del proyecto, se centra en la implantación de una herramienta de Business Intelligence que de manera automática actualice la información referente a indicadores e informes de gestión utilizados en INSIGNA, y que permita el acceso a la información clave de la organización por parte de los usuarios autorizados.


Los principales retos a los que INSIGNA se enfrentaba se pueden resumir en los siguientes: Seguimiento detallado del presupuesto definido, así como la consolidación del mismo desde varias compañías. Definición de ratios financieros, cuyo seguimiento (diario o mensual) permitiera actuar de manera inmediata en caso de observar desviaciones. Obtener un informe actualizado diariamente con la previsión de tesorería. A nivel comercial, se ha creado un modelo de análisis que permite gestionar toda la información, permitiendo realizar un análisis completo del ciclo de ventas. Control del stock y su evolución en el tiempo.


Solución planteada:


Como ya se ha comentado anteriormente, la solución planteada fue la implantación de una herramienta de Business Intelligence que soportara el actual conjunto de indicadores clave e informes de gestión, y que sea escalable para soportar futuras necesidades de información global. La herramienta seleccionada fue SMILE (Strategic Management Information & Learning Environment), con el consiguiente desarrollo de un datawarehouse corporativo que dotara a la dirección de autonomía y agilizara el proceso de toma de decisiones.


Las líneas de actuación propuestas fueron las siguientes:


1. Asignar responsabilidades y recursos, especificando el marco de colaboración entre la consultora e INSIGNA, así como fijar un calendario global para el desarrollo del proyecto.


2. Analizar las necesidades de información de INSIGNA, con el fin de confeccionar un documento de requisitos funcionales. Dicho documento de requisitos comprende cuatro fases que se ejecutan para cada uno de los modelos de análisis definidos:


Análisis funcional. Esta primera fase permite definir al equipo de Dirección qué información necesitan y cómo quieren verla. Para ello, se revisaron y seleccionaron los parámetros clave del negocio (métricas) sobre los cuáles se iba a centrar el desarrollo de cada uno de los modelos de análisis. Asimismo, y partiendo de las métricas definidas, se identificaron y seleccionaron las principales dimensiones de análisis que permitirían analizar los parámetros clave en base a los criterios definidos.


Análisis de la calidad de datos. El objetivo de esta fase es determinar si la información que contiene el ERP tiene una calidad óptima para cubrir todos los requisitos definidos en el análisis funcional. Para cada métrica y dimensión de análisis definidas, se determinaron las fuentes de datos origen, así como el grado de disponibilidad y adecuación de la información. El resultado de estas dos fases permitió confeccionar el diseño conceptual de cada uno de los modelos de análisis definidos.


Prueba piloto. Tras la validación de la calidad de datos, se inicia la puesta en marcha del modelo de análisis, pero con una pequeña muestra de datos significativos. Puesta en producción. Tras la validación de la prueba piloto, se pone en producción el modelo de análisis definido en la herramienta SMILE. La puesta en producción de cada modelo de análisis definido en SMILE comprende tres fases bien diferenciadas:


i. Instalación y formación a administradores y usuarios finales.


ii. Parametrización. Comprende el análisis para la creación y gestión de los distintos cuadros de mando, así como la definición de indicadores e informes tipo a partir de los modelos de análisis desarrollados.


iii. Automatización de datos. Esta fase supone la conexión de los indicadores definidos y parametrizados en SMILE con el datawarehouse, de forma que se actualicen de manera automática sin la intervención del usuario. También se aborda en esta fase el diseño de vistas y formatos, tanto para indicadores como para informes de gestión.


Aplicación por la empresa:


Previamente al inicio de un proyecto de estas características, se hace especial hincapié en que el éxito del mismo depende de la dedicación de las personas asignadas al proyecto, por lo que se trabaja con equipos multidisciplinares que se convierten en los actores clave durante el desarrollo del mismo.


Para el diseño de todos y cada uno de los modelos de análisis definidos, los participantes en el proyecto por parte de INSIGNA y Estrategia y Dirección colaboraron estrechamente con el fin de que el resultado por parte de Dirección fuera el esperado. Así pues, se pusieron en marcha cada uno de los modelos de análisis definidos: análisis financiero, comercial, logístico, etc. Para la puesta en marcha de estos modelos, se diseñaron cuadros de mando con el fin de cubrir todos y cada uno de los objetivos planteados: seguimiento del presupuesto y ratios financieros, análisis comercial, gestión del stock, etc.


La puesta en marcha de la solución se realizó de modo incremental en cada una de las áreas de gestión de la empresa, siendo SMILE la herramienta de toma decisiones para cada uno de los departamentos de INSIGNA.


Resultado de éxito:


INSIGNA desea cumplir con los requisitos definidos por el cliente, los derivados de la reglamentación y normativa aplicable a nuestros productos y con los establecidos en nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, y a través de la mejora continua de la información reportada por SMILE, conseguir la mayor satisfacción de nuestros clientes en calidad y servicio.